Datenschutz fĂŒr Arbeitnehmer (m/w/d)
Information zur Arbeitnehmer-Datenverarbeitung gemÀà Art. 13 DSGVO
ausfĂŒhrliche ErlĂ€uterung Ihrer Anlage „Mitarbeiterinformation zum Datenschutz gem. Art. 13 DSGVO“ des Arbeitsvertrags
1. Geltungsbereich, Begriff der Datenverarbeitung
a)Die folgenden Informationen zur Datenverarbeitung gelten fĂŒr die Verarbeitung Ihrer (im Folgenden: âArbeitnehmerâ) personenbezogenen Daten durch uns, die Fa. glas seele GmbH als Arbeitgeber (im Folgenden: âArbeitgeberâ) im Rahmen des bestehenden ArbeitsverhĂ€ltnisses.Â
b)Die folgenden Informationen zur Datenverarbeitung betreffen und regeln die Verarbeitung von personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber und konkretisieren Pflichten des Arbeitnehmers zur Beachtung des Datenschutzes. âDatenverarbeitungâ bezeichnet jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgefĂŒhrten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit den personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder VerĂ€nderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Ăbermittlung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die VerknĂŒpfung, die EinschrĂ€nkung, das Löschen oder die Vernichtung.
2. Namen und Kontaktdaten der fĂŒr die Datenverarbeitung verantwortlichen Person sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
a)Vertragspartner des ArbeitsverhĂ€ltnisses als Arbeitgeber und Verantwortlicher im Sinne von Art.4 Nr.7 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie Stelle im Sinne von § 2 Abs.4 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist die Firma glas seele GmbH, BoschstraĂe 2, 86356 NeusĂ€Ă, Telefon: 0821-208290-0, E-Mail: info@glas-seele.de, GeschĂ€ftsfĂŒhrer: Petra Seele-Motzet, Herbert Motzet und Christian Motzet.Â
 b)Kontaktdaten desbetrieblichen Datenschutzbeauftragten:  Â
Per E-Mail: datenschutz@glas-seele.de Â
Per Post: glas seele GmbH, Datenschutzbeauftragter, BoschstraĂe 2, 86356 NeusĂ€ĂÂ
 3. Vom Arbeitgeber verarbeitete personenbezogene Daten des Arbeitnehmers
Im Rahmen des oben unter Punkt 1.a) genannten ArbeitsverhĂ€ltnisses verarbeitet der Arbeitgeber folgende Kategorien von personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers, und zwar mit Hilfe einer herkömmlichen Papierpersonalakte, digital durch FĂŒhren einer elektronischen Personalakte, die auf Servern im Betrieb gespeichert und bearbeitet wird, ferner durch das Einpflegen und die Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten mit Hilfe vom Lohnbuchhaltungsprogramm DATEV, das auf besonderen, vom ĂŒbrigen EDV-System physisch getrennten Rechnern des Betriebs lĂ€uft, zur DatenfernĂŒbertragung an die sozialversicherungsrechtlichen Einzugsstellen, an das BetriebsstĂ€tten-Finanzamt und an Ă€hnliche Stellen:Â
a)Anrede / Geschlecht
b)Vorname
c)Nachname
d)E-Mail-Adresse(n)
e)Anschrift(en)
f)Telefonnummer(n), ggf. Faxnummer(n),
g)Informationen und Dokumente (in der Regel in Kopie, d.h. nur im Ausnahmefall im Original), soweit diese fĂŒr die DurchfĂŒhrung des unter oben Punkt 1.a) genannten ArbeitsverhĂ€ltnisses notwendig sind. Dazu können insbesondere die folgenden Kategorien von Informationen und Dokumenten gehören:
aa) Der Arbeitsvertrag und ggf. vereinbarte NachtrÀge und ErgÀnzungen, allgemein gehaltene Informationsschreiben wie z.B. die vorliegende Information zur Arbeitnehmer-Datenverarbeitung, arbeitsvertragliche Weisungen, sonstige auf das ArbeitsverhÀltnis bezogene Korrespondenz zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer
bb) Nachweise ĂŒber schulische, hochschulische und berufliche Qualifikationen wie z.B. Schulabschlusszeugnisse, Gesellenbriefe, Hochschulabschlusszeugnisse, Examenszeugnisse, Bescheinigungen ĂŒber weiterfĂŒhrende berufliche Qualifikationen, Promotionsurkunden
cc) Arbeitsvertragsbezogene Dokumente und Schreiben wie z.B. Aufzeichnungen ĂŒber GehaltsvorschĂŒsse / Darlehen oder (bei provisionsberechtigten Arbeitnehmern) Aufstellungen der fĂŒr die Gehaltsfindung relevanten monatlichen und jĂ€hrlichen UmsĂ€tze
dd) Aufzeichnungen ĂŒber Fehlzeiten, Ăberstunden und Urlaubstage
ee) Die IdentitÀt der gesetzlichen Krankenkasse oder einer ggf. bestendenden privaten Krankenversicherung, insbesondere die genaue(n) Behörden- bzw. Firmenbezeichnung(en), Adresse(n) und andere Kontaktdaten wie z.B. Telefon- und Faxnummer(n) sowie E-Mail-Adressen, sowie die von diesen Stellen zur Identifizierung des Arbeitnehmers verwendeten Daten
ff) Die IdentitÀt des TrÀgers der betrieblichen Altersversorgung, insbesondere die genaue(n) TrÀger- bzw. Firmenbezeichnung(en), Adresse(n) und andere Kontaktdaten wie z.B. Telefon- und Faxnummer(n) sowie E-Mail-Adressen, sowie die von diesen Stellen zur Identifizierung des Arbeitnehmers verwendeten Daten
gg) FĂŒr Lohn- und Gehaltsabrechnungen bedeutsame und sozialversicherungsrechtlich und/oder lohnsteuerlich bedeutsame Merkmale wie z.B. das Geburtsdatum, eine ggf. bestehende Religionszugehörigkeit, der Personenstand, gesetzliche UnterhaltspflichtenÂ
hh) Sensible Daten im Sinne von Art. 9 Abs.1 DS-GVO, soweit diese fĂŒr die laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnungen, fĂŒr Lohnersatzleistungen und/oder fĂŒr die lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Meldungen und Jahresmeldungen erforderlich sind, d.h. neben der o.g. Religionszugehörigkeit auch Gesundheitsdaten wie z.B. krankheitsbedingte Fehlzeiten, Ă€rztliche ArbeitsunfĂ€higkeitsbescheinigungen, Nachweise ĂŒber Schwangerschaften und eine Niederkunft, Aufzeichnungen ĂŒber lĂ€nger andauernde Krankheiten, Nachweise ĂŒber eine etwaige Schwerbehinderung und Ă€hnliche Daten und Unterlagen
ii) Lohn- und Gehaltsabrechnungen, sozialversicherungsrechtliche Meldungen und Jahresmeldungen bzw. Jahresbescheinigungen, steuerliche Dokumente wie z.B. Lohnsteuerunterlagen und Lohnsteuerjahresbescheinigungen
jj) Bei beÂsonÂdeÂren ArÂbeitÂnehÂmerÂgrupÂpen, die TĂ€tigÂkeiÂten mit geÂsteiÂgerÂten HafÂtungsÂriÂsiÂken fĂŒr den ArÂbeitÂgeÂber verÂrichÂten: DoÂkuÂmenÂte und InÂforÂmaÂtioÂnen zur HaftÂpflichtÂverÂsiÂcheÂrunÂgen, insÂbeÂsonÂdeÂre die geÂnaue(n) FirÂmenÂbeÂzeichÂnung(en) der VerÂsiÂcheÂrungsÂgeÂsellÂschaft, AdresÂse(n) und anÂdeÂre KonÂtaktÂdaÂten wie z.B. TeÂleÂfon- und FaxÂnumÂmer(n) soÂwie E-Mail-AdresÂsen, soÂwie UnÂterÂlaÂgen zu etÂwaiÂgen HaftÂpflicht- bzw. SchaÂdensfĂ€llen
kk) KĂŒndigungsschreiben, Abmahnungen, AufhebungsvertrĂ€ge, Arbeitgeber erteilte Zwischenzeugnisse und Zeugnisse, sozialversicherungsrechtliche Abmeldungen und Ă€hnliche, mit der Beendigung oder der vorĂŒbergehenden Suspendierung des ArbeitsverhĂ€ltnisses (Elternzeit, Sabbatical) verbundene Dokumente und Informationen
ll) Ăhnliche Dokumente und Informationen wie die vorstehend zu aa) bis jj) genannten Dokumente und InformationenÂ
4. Zweck der Datenverarbeitung
Die unter Punkt 3.) genannten Daten werden vom Arbeitgeber verarbeitet im Sinne von oben Punkt 1.b),Â
a)um den Arbeitnehmer identifizieren zu können,
b)um das ArbeitsverhĂ€ltnis ordnungsgemÀà durchzufĂŒhren und um die ordnungsgemĂ€Ăe DurchfĂŒhrung zu dokumentieren,
c)zur Korrespondenz mit dem Arbeitnehmer,
d)zur Korrespondenz mit Krankenkassen, privaten Krankenversicherungen, RentenversicherungstrÀgern, FinanzÀmtern, IntegrationsÀmtern, Berufshaftpflichtversicherungen und anderen Stellen und Behörden im Zusammenhang mit dem ArbeitsverhÀltnis,
e)zur Erstellung laufender Lohn- und Gehaltsabrechnungen fĂŒr den Arbeitnehmer, zur Erstellung sozialversicherungsrechtlicher Meldungen und laufender Beitragsmeldungen fĂŒr die Einzugsstellen, zur Erstellung sozialversicherungsrechtlicher Jahresmeldungen, zur Erstellung laufender Lohnsteuervoranmeldungen, zur Erstellung lohnsteuerlicher Jahresbescheinigungen, zur Berechnung und Meldung der BeitrĂ€ge zur gesetzlichen Unfallversicherung, sowie zum Zwecke der Dokumentation dieser und Ă€hnlicher sozialversicherungsrechtlicher, steuerrechtlicher oder abgabenrechtlicher VorgĂ€nge im Zusammenhang mit dem ArbeitsverhĂ€ltnis,
f)zur Abwicklung des ArbeitsverhÀltnisses, auch nach dessen rechtlicher Beendigung, insbesondere wenn Schreiben von Krankenkassen, privaten Krankenversicherungen, RentenversicherungstrÀgern, UnfallversicherungstrÀgern, FinanzÀmtern, Haftpflichtversicherungen oder von anderen Stellen, Behörden oder Gerichten eingehen und an den (ehemaligen) Arbeitnehmer weiterzuleiten sind, und/oder soweit Lohn- und Gehaltsabrechnungen nachtrÀglich vorzunehmen und/oder zu korrigieren sind, und/oder wenn GehÀlter oder andere Zahlungen an den (ehemaligen) Arbeitnehmer zu leisten sind, sowie zum Zwecke der Dokumentation dieser und Àhnlicher VorgÀnge im Zusammenhang mit dem abzuwickelnden ArbeitsverhÀltnis,
g)zur Bearbeitung von möglicherweise bestehenden AnsprĂŒchen gegen den (ehemaligen) Arbeitnehmer, insbesondere auf Herausgabe von GegenstĂ€nden, Unterlagen oder Informationen, auf Erstattung von Ăberzahlungen und Ă€hnlicher AnsprĂŒche,
h)zur Wahrung berechtigter Interessen des Arbeitgebers, insbesondere im Zusammenhang mit möglicherweise gegenĂŒber dem Arbeitgeber geltend gemachten AnsprĂŒchen auf Zahlung von Lohn- und GehaltsrĂŒckstĂ€nden, Urlaubsabgeltungen, Schadensersatz, GeldentschĂ€digungen oder anderen AnsprĂŒchen im Zusammenhang mit dem (ehemaligen) ArbeitsverhĂ€ltnis.
5. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung, Vertragspflicht des Arbeitnehmers zur Datenbereitstellung
a)Die oben unter Punkt 1.b) beschriebene Verarbeitung der oben unter Punkt 3.) genannten personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber ist auf der Grundlage von Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 DS-GVO durch die nachfolgend unter Buchstabe b) genannten GrĂŒnde gerechtfertigt. Soweit es sich um sensible Daten im Sinne von Art. 9 Abs.1 DS-GVO handelt (s. oben unter Punkt 3.) g) hh)), ist Rechtsgrundlage Art. 9 Abs.2 Buchstabe b) DS-GVO.Â
b)Die folgenden RechtfertigungsgrĂŒnde gemÀà Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 DS-GVO bzw. gemÀà Art. 9 Abs.2 Buchstabe b) DS-GVO bestehen unabhĂ€ngig voneinander und erlauben daher jeweils fĂŒr sich allein die oben unter Punkt 1.b) beschriebene Verarbeitung der jeweils betroffenen, oben unter Punkt 3.) genannten personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber:
aa) Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist zunĂ€chst Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 Buchstabe b) DS-GVO.Â
(1) Danach ist die Verarbeitung (siehe oben unter Punkt 1.b)) der oben unter Punkt 3.) genannten Daten erforderlich fĂŒr den Abschluss bzw. die DurchfĂŒhrung des unter Punkt 1.a) genannten Arbeitsvertrags, sowie zur DurchfĂŒhrung vorvertraglicher MaĂnahmen, die auf Anfrage des Arbeitnehmers hin erfolgen. Â
(2) Die Bereitstellung der oben unter Punkt 3.) genannten Daten durch den Arbeitnehmer ist gesetzlich und kraft arbeitsvertraglicher Nebenpflichten vorgeschrieben sowie fĂŒr den Abschluss bzw. die DurchfĂŒhrung des unter Punkt 1.a) genannten Arbeitsvertrags im Sinne von Art.13 Abs.2 Buchstabe e) DS-GVO erforderlich. Der Arbeitnehmer ist dazu verpflichtet, die oben unter Punkt 3.) genannten Daten dem Arbeitgeber bereitzustellen. Bei Nichtbereitstellung dieser Daten wĂ€re die ordnungsgemĂ€Ăe DurchfĂŒhrung des unter Punkt 1.a) genannten ArbeitsverhĂ€ltnisses durch den Arbeitgeber nicht möglich.Â
bb) Rechtsgrundlage der Verarbeitung der oben unter Punkt 3.) g)hh) genannten Daten ist darĂŒber hinaus Art.9 Abs.2 Buchstabe b) DS-GVO. Danach ist die Verarbeitung sensibler Daten des Arbeitnehmer (z.B. Religionszugehörigkeit, Gesundheitsdaten wie etwa krankheitsbedingte Fehlzeiten, lĂ€nger andauernde Krankheiten, Schwangerschaften, Niederkunft, Schwerbehinderung) erforderlich, damit der Arbeitgeber als Verantwortlicher und/oder der Arbeitnehmer die dem Arbeitgeber und/oder dem Arbeitnehmer aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte ausĂŒben können und damit der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer ihren diesbezĂŒglichen Pflichten nachkommen können. Das ist nach dem Recht der Bundesrepublik Deutschland, das geeignete Garantien fĂŒr die Grundrechte und die Interessen des Arbeitnehmers vorsieht, zulĂ€ssig.
cc) Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist weiterhin Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 Buchstabe c) DS-GVOÂ
(1) in Verbindung mit den arbeitsvertraglichen Haupt- und Nebenpflichten, Â
(2) in Verbindung mit den gesetzlichen und ungeschriebenen Rechtsvorschriften des individuellen Arbeitsrechts einschlieĂlich des Arbeitsschutzrechts (z.B. BĂŒrgerliches Gesetzbuch – BGB, Entgeltfortzahlungsgesetz – EFZG, Mutterschutzgesetz – MuSchG, Elternzeitgesetz – BEEG, Arbeitszeitgesetz – ArbZG, Bundesurlaubsgesetz – BUrlG), Â
(3) in Verbindung mit den gesetzlichen Vorschriften des Sozialrechts und des Rechts der sozialversicherungsrechtlichen Meldungen, Beitragsmeldungen und der AbfĂŒhrung von SozialbeitrĂ€gen (insbesondere Viertes Buch Sozialgesetzbuch – SGB IV), sowie Â
(4) in Verbindung mit den steuerrechtlichen Gesetzesvorschriften ĂŒber den Einbehalt und die AbfĂŒhrung von Steuern (insbesondere Einkommensteuergesetz – EStG, LohnsteuerdurchfĂŒhrungsverordnung – LStDV). Â
GemÀà den vorgenannten Rechtsvorschriften ist der Arbeitgeber insbesondere dazu verpflichtet, Â
- das Gehalt des Arbeitnehmers entsprechend dem Arbeitsvertrag korrekt zu ermitteln (siehe Punkt (1)), Â
- das Gehalt des Arbeitnehmers in FĂ€llen krankheits-, urlaubs- oder schwangerschaftsbedingter Ausfallzeiten korrekt zu berechnen und zu bezahlen (siehe Punkt (2)), Â
- auf der Grundlage des Bruttogehalts des Arbeitnehmers den rechtlich und rechnerisch zutreffenden Betrag der Sozialabgaben zu ermitteln, den auf den Arbeitnehmer entfallenden Anteil einzubehalten und zusammen mit dem Arbeitgeberanteil an die Einzugsstellen zu melden und zu zahlen (siehe Punkt (3)), sowieÂ
- auf der Grundlage des Bruttogehalts des Arbeitnehmers den rechtlich und rechnerisch zutreffenden Betrag der vom Arbeitnehmer zu tragenden Steuern zu errechnen, einzubehalten und an das BetriebsstĂ€tten-Finanzamt abzufĂŒhren (siehe Punkt (4)).Â
dd) Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist ferner Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 Buchstabe f) DS-GVO. Danach ist die Verarbeitung (siehe oben unter Punkt 1.b)) der oben unter Punkt 3.) genannten Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen des Arbeitgebers als des Verantwortlichen erforderlich, nĂ€mlich zur Verteidigung gegenĂŒber AnsprĂŒchen aller Art aus dem ArbeitsverhĂ€ltnis oder aufgrund damit in Zusammenhang stehender UmstĂ€nde, soweit solche AnsprĂŒche vom Arbeitnehmer als angeblich nicht erfĂŒllt gegenĂŒber dem Arbeitgeber geltend gemacht werden. Diese Rechtsgrundlage fĂŒr die Datenverarbeitung besteht nicht, sofern die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Arbeitnehmers als der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, ĂŒberwiegen.
6. Dauer der DatenverarbeitungÂ
a)Soweit die Verarbeitung (s. oben unter Punkt 1.b)) der oben unter Punkt 3.) genannten personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers auf den RechtfertigungsgrĂŒnden gemÀà Punkt 5.b)aa), bb) und/oder cc) beruht, werden die Daten bis zum Ablauf der jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die der Arbeitgeber beachten muss, verarbeitet und sodann unverzĂŒglich gelöscht. Dokumente sowie Papierpersonalakten werden zu diesem Zeitpunkt unverzĂŒglich einer ordnungsgemĂ€Ăen Aktenvernichtung zugefĂŒhrt. Â
b)Der Arbeitgeber hat derzeit die folgenden, rechtlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten zu beachten:
aa) Die Aufbewahrungspflicht, die den Arbeitgeber aufgrund steuer- und abgabenrechtlicher Vorschriften in Bezug auf das fĂŒr jeden Arbeitnehmer zu fĂŒhrende Lohnkonto (§ 41 Abs.1 EStG in Verb. mit § 4 LStDV, § 28 f Abs.1 SGB IV) trifft, betrĂ€gt derzeit gemÀà § 41 Abs.1 Satz 9 EStG sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Lohn- und Gehaltsabrechnung vorgenommen wurde, d.h. die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren. Zu den Daten, die im Lohnkonto aufzuzeichnen sind, gehören insbesondere der Vorname, der Familiennamen, der Tag der Geburt, der Wohnort, die Wohnung sowie die in einer vom Finanzamt ausgestellten Bescheinigung fĂŒr den Lohnsteuerabzug eingetragenen allgemeinen Besteuerungsmerkmale des Arbeitnehmers (§ 4 Abs.1 Nr.1 LStDV) sowie der Arbeitslohn, getrennt nach Barlohn und SachbezĂŒgen, und die davon einbehaltene Lohnsteuer (§ 4 Abs.2 Nr.3 Satz 1 LStDV). Diese Aufbewahrungspflicht bezieht sich auf sĂ€mtliche oben unter Punkt 3.) genannten Daten des Arbeitnehmers sowie auf ggf. bei den Akten befindliche Originaldokumente, allerdings nur insoweit, als diese Daten und Dokumente fĂŒr die Höhe des abgerechneten Lohns bzw. Gehalts, d.h. fĂŒr die arbeitsrechtlich korrekte Berechnung des Bruttogehaltes sowie der darauf bezogenen, korrekt ermittelten lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen AbzĂŒge relevant sind.
bb) Die Aufbewahrungspflicht, die der Arbeitgeber aufgrund ertragssteuerrechtlicher Vorschriften beachten muss, betrĂ€gt derzeit gemÀà § 147 Abs.1 Nr.1 und Nr.4, Abs.3 Satz 1, Abs.4 Satz 1 Abgabenordnung (AO) zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Steuer- bzw. Kalenderjahres, in dem die letzte,das ArbeitsverhĂ€ltnis betreffende Buchung vorgenommen oder eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung erstellt wird. Diese Aufbewahrungspflicht bezieht sich auf die oben unter Punkt 3.) genannten Daten und Dokumente nur insoweit, als diese fĂŒr die Finanzbuchhaltung des Arbeitgebers (JahresabschlĂŒsse, Bilanzen usw.) bzw. fĂŒr die zu dieser Buchhaltung gehörenden Buchungen und finanziellen VorgĂ€nge von Bedeutung sind. Dazu gehören insbesondere arbeitsvertragliche Lohn- und Gehaltsvereinbarungen, Lohnabrechnungen, Beitragsmeldungen zur Sozialversicherung, zu Einrichtungen der betrieblichen Altersversorgung und zu Haftpflichtversicherungen, sowie Verrechnungsabreden, Gutschriften und Mahnschreiben, Informationen ĂŒber und Dokumente betreffend Kostenerstattungen sowie Schreiben im Zusammenhang mit einer etwaigen Titulierung von Forderungen sowie sonstige Schreiben mit Bezug auf finanzielle Aspekte des ArbeitsverhĂ€ltnisses, soweit diese Unterlagen zu den BĂŒchern und Aufzeichnungen bzw. zu den Buchungsbelegen im Sinne von § 147 Abs.1 Nr.1 und Nr.4 AO gehören.
cc) Die Aufbewahrungspflicht, die der Arbeitgeber aufgrund sozialversicherungsrechtlicher, von den TrĂ€gern der Rentenversicherung turnusmĂ€Ăig alle vier Jahre gemÀà § 28p Abs.1 SGB IV durchzufĂŒhrenden BetriebsprĂŒfungen beachten muss, betrĂ€gt derzeit ein Kalenderjahr. Die Kalenderjahresfrist beginnt mit dem Ablauf Kalenderjahres, in welchem die letzte BetriebsprĂŒfungen gemÀà § 28p Abs.1 SGB IV durchgefĂŒhrt wurde (§ 28f Abs.1 Satz 1 SGB IV). Infolge der AbhĂ€ngigkeit der Jahresfrist von dem Zeitpunkt der letzten BetriebsprĂŒfung kann sich eine VerlĂ€ngerung der Aufbewahrungspflicht gegenĂŒber der oben unter Punktaa) genannten Sechsjahresfrist ergeben. Zu den aufzubewahrenden Entgeltunterlagen im Sinne von § 28f Abs.1 Satz 1 SGB IV gehören insbesondere die individuellen Abrechnungsdaten des Arbeitnehmers, d.h. seine Stammdaten wie z.B. die Krankenkassenzugehörigkeit, die Berechnung bzw. die Zusammensetzung der monatlichen Brutto- und NettobezĂŒge, die Beitragsmeldungen und sonstige Sozialversicherungsmeldungen sowie Ă€hnliche Daten, die betriebsprĂŒfungsrelevant sind.
c)Soweit die Verarbeitung (s. oben unter Punkt 1.b)) der oben unter Punkt 3.) genannten personenbezogenen Daten des Arbeitnehmersauf dem Rechtfertigungsgrund gemÀà Punkt 5.b) dd) beruht, d.h. auf der Wahrung berechtigter Interessen des Arbeitgebers, werden die Daten bis zum Ablauf der lĂ€ngsten möglichen VerjĂ€hrungsfrist denkbarer, gegenĂŒber dem Arbeitgeber möglicherweise behaupteter AnsprĂŒche verarbeitet und sodann unverzĂŒglich gelöscht. Â
aa) Diese Aufbewahrungsfrist betrĂ€gt im Normalfall drei Kalenderjahre. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem der Arbeitnehmer aus dem ArbeitsverhĂ€ltnis ausgeschieden ist. Mit Ablauf dieser regelmĂ€Ăigen VerjĂ€hrungsfrist verjĂ€hren AnsprĂŒche aus dem ArbeitsverhĂ€ltnis, z.B. auf rĂŒckstĂ€ndigen Lohn, Urlaubsabgeltung usw., gemÀà § 195 BGB in Verb. mit § 199 Abs.1 BGB.
bb) Abweichend davon betrĂ€gt die Aufbewahrungsfrist bei den oben unter Punkt 3. g)jj) genannten Arbeitnehmern, die TĂ€tigkeiten mit gesteigerten Haftungsrisiken fĂŒr den Arbeitgeber verrichten, 30 Jahre, beginnend ab dem Ausscheiden des Arbeitnehmers aus dem ArbeitsverhĂ€ltnis. Diese Frist entspricht der lĂ€ngsten möglichen VerjĂ€hrungsfrist, der HaftungsansprĂŒche von Dritten gegenĂŒber dem Arbeitgeber unterliegen. Sie betrĂ€gt derzeit gemÀà § 199 Abs.3 Satz 1 Nr.2 BGB 30 Jahre, wobei die Frist mit dem Tag der schadensursĂ€chlichen Pflichtverletzung durch den Arbeitnehmer beginnt, der den Dritten geschĂ€digt hat bzw. geschĂ€digt haben soll, welcher spĂ€ter SchadensersatzansprĂŒche gegen den Arbeitgeber geltend macht. Um eine geordnete Bearbeitung derartiger, auf lange zurĂŒckliegende (angebliche) Pflichtverletzungen bezogener Schadensersatzforderungen zu ermöglichen nebst einer ordnungsgemĂ€Ăen Schadensmeldung ggf. bestehenden Haftpflichtversicherungen, sind die in den Personalakten enthaltenen personenbezogenen Daten und Dokumente der oben unter Punkt 3. g)jj) genannten Arbeitnehmer insoweit 30 Jahre lang aufzubewahren, als diese Daten und Dokumente Aufschluss ĂŒber die von diesen Arbeitnehmern verrichteten Arbeiten geben. Das sind insbesondere die auftrags- bzw. kundenbezogene VertrĂ€ge, Projektdokumentationen und Abrechnungen.Â
d)Dokumente sowie Papierakten werden nach Ablauf der o.g. Auf-bewahrungsfristen unverzĂŒglich einer ordnungsgemĂ€Ăen Aktenvernichtung zugefĂŒhrt, in elektronisch gefĂŒhrten Personalakten gespeicherte Daten werden unverzĂŒglich gelöscht.
7. Weitergabe von Daten und Dokumenten an Dritte
a)Eine Ăbermittlung der persönlichen Daten und Dokumente des Arbeitnehmers an Dritte zu anderen als den im Folgenden unter Punkt b) genannten Zwecken findet nicht statt.
b)Soweit dies gemÀà Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 Buchstabe b) oder Buchstabe c) DS-GVO fĂŒr die DurchfĂŒhrung des oben unter Punkt 1.a) genannten ArbeitsverhĂ€ltnisses oder zur ErfĂŒllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, können personenbezogene Daten des Arbeitnehmers zum Zwecke der arbeitsrechtlichen, lohnsteuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Korrespondenz sowie im Zusammenhang mit sozialversicherungsrechtlichen Meldungen, Beitragsmeldungen, Lohnsteuervoranmeldungen an Dritte weitergegeben werden. Die weitergegebenen Daten dĂŒrfen von den Dritten ausschlieĂlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Zu diesen Dritten gehören insbesondere folgende Kategorien von Stellen und Personen:
aa) Krankenkassen und private Krankenversicherungen, Arbeitsagenturen, TrÀger der gesetzlichen Rentenversicherung, TrÀger der gesetzlichen Pflegeversicherung, TrÀger der gesetzlichen Unfallversicherung, FinanzÀmter
bb) TrÀger einer betrieblichen Altersversorgung, Berufskammern, Haftpflichtversicherungen und sonstige Schadens- und Sachversicherungen, die betriebliche oder mit dem ArbeitsverhÀltnis zusammenhÀngende Risiken absichern
cc) Sonstige Stellen, Dienstleister, Gerichte und Behörden, die Aufgaben im Zusammenhang mit dem Arbeitsrecht, dem Lohnsteuerecht, der medizinischen oder der Gesundheitsversorgung oder des Sozialversicherungsrechts wahrnehmen wie z.B. Elterngeldstellen, IntegrationsĂ€mter, Arbeitsschutzbehörden, Datenschutzbehörden, medizinische Einrichtungen wie Arztpraxen und KrankenhĂ€userÂ
8. Rechte des Arbeitnehmers gemÀà der DS-GVO
GemÀà der DS-GVO hat der Arbeitnehmer folgende Rechte gegenĂŒber dem Arbeitgeber:Â
a) Recht auf Auskunft
GemÀà Art.15 Abs.1 DS-GVO hat der Arbeitnehmer das Recht, Auskunft ĂŒber seine vom Arbeitgeber verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Bei der Auskunftserteilung hat der Arbeitgeber gemÀà Art.15 Abs.3 DS-GVO dem Arbeitnehmer eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur VerfĂŒgung zu stellen. Â
Der Arbeitnehmer kann, soweit diese AuskĂŒnfte nicht bereits mit diesen âInformationen zur Arbeitnehmer-Datenverarbeitungâ erteilt wurden, weitere Auskunft verlangenÂ
aa) ĂŒber die Verarbeitungszwecke (siehe dazu bereits oben unter Punkt 4.)),
bb) ĂŒber die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten (siehe dazu bereits oben unter Punkt 3.)),
cc) ĂŒber die Kategorien von EmpfĂ€ngern, gegenĂŒber denen seine Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden (siehe dazu bereits oben unter Punkt 7.)),Â
dd) ĂŒber die geplante Speicherdauer oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien fĂŒr die Festlegung der geplanten Speicherdauer (siehe dazu bereits oben unter Punkt 6.)),Â
ee) ĂŒber das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der den Arbeitnehmer betreffenden personenbezogenen Daten oder auf EinschrĂ€nkung der Verarbeitung durch den Arbeitgeber oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung,
ff) ĂŒber das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde,
gg) ĂŒber das etwaige Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschlieĂlich Profiling gemÀà Art.22 Abs.1 und 4 DS-GVO und – zumindest in diesen FĂ€llen – aussagekrĂ€ftige Informationen ĂŒber die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung fĂŒr den Arbeitnehmer.Â
b) Recht auf Datenberichtigung und DatenvervollstÀndigung
GemÀà Art.16 DS-GVO hat der Arbeitnehmer das Recht, vom Arbeitgeber eine unverzĂŒgliche Berichtigung ihn betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, soweit diese unrichtig sein sollten. Unter BerĂŒcksichtigung der Zwecke der Verarbeitung hat der Arbeitnehmer das Recht, die VervollstĂ€ndigung ihn betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, soweit diese unvollstĂ€ndig sein sollten. Diese VervollstĂ€ndigung kann auch mit Hilfe einer ergĂ€nzenden ErklĂ€rung geschehen.Â
c) Recht auf Datenlöschung
aa) GemÀà Art.17 Abs.1 DS-GVO hat der Arbeitnehmer das Recht, vom Arbeitgeber zu verlangen, dass ihn betreffende personenbezogene Daten unverzĂŒglich gelöscht werden, wenn einer der folgenden GrĂŒnde zutrifft:
(1) Die personenbezogenen Daten sind fĂŒr die Zwecke, fĂŒr die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig (siehe dazu oben unter Punkt 4.)).Â
(2) Der Arbeitnehmer legt gemÀà Art.21 Abs.1 DS-GVO aus GrĂŒnden, die sich aus seiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung seiner Daten ein, zu der der Arbeitgeber zwecks Wahrung eigener berechtigter Interessen gemÀà Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 Buchstabe f) DS-GVO befugt ist (siehe dazu oben unter Punkt 5.b) cc)), und es liegen keine vorrangigen berechtigten GrĂŒnde fĂŒr die Verarbeitung vor.Â
(3) Die personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers wurden unrechtmĂ€Ăig verarbeitet.Â
(4) Die Löschung der personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers ist zur ErfĂŒllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.Â
bb) Das Recht des Arbeitnehmers, vom Arbeitgeber gemÀà Art.17 Abs.1 DS-GVO die unverzĂŒgliche Löschung seiner personenbezogenen Daten unter den oben genannten Voraussetzungen zu verlangen, besteht gemÀà Art.17 Abs.3 Buchstabe b) DS-GVO nicht, wenn die (weitere) Verarbeitung der personenbezogenen Daten desArbeitnehmers notwendig zur ErfĂŒllung einer rechtlichen Verpflichtung ist, der der Arbeitgeber nachkommen muss (siehe dazu oben unter Punkt 5.b)bb)).Â
d) Recht auf EinschrÀnkung der Datenverarbeitung
GemÀà Art.18 Abs.1 DS-GVO hat der Arbeitnehmer das Recht, vom Arbeitgeber die EinschrĂ€nkung der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der folgenden GrĂŒnde zutrifft:Â
aa) Der Arbeitnehmer bestreitet die Richtigkeit der vom Arbeitgeber verarbeiteten personenbezogenen Daten fĂŒr eine Dauer, die es dem Arbeitgeber ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu ĂŒberprĂŒfen.Â
bb) Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber ist unrechtmĂ€Ăig, der Arbeitnehmer lehnt aber die Löschung der Daten ab und verlangt stattdessen die EinschrĂ€nkung der Nutzung seiner personenbezogenen Daten.
cc) Der Arbeitgeber benötigt die Daten des Arbeitnehmers fĂŒr die Zwecke der Verarbeitung nicht lĂ€nger (siehe dazu oben unter Punkt 4.), 5.) und 6.)), der Arbeitnehmer benötigt sie aber zur Geltendmachung, AusĂŒbung oder Verteidigung von RechtsansprĂŒchen.
dd) Der Arbeitnehmer hat gemÀà Art.21 Abs.1 DS-GVO aus GrĂŒnden, die sich aus seiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung seiner Daten eingelegt, zu der der Arbeitgeber zwecks Wahrung eigener berechtigter Interessen gemÀà Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 Buchstabe f) DS-GVO befugt ist (siehe dazu oben unter Punkt 5.b) cc)), und es steht noch nicht fest, ob die berechtigten GrĂŒnde des Arbeitgebers gegenĂŒber denen des Arbeitnehmers im Sinne von Art.21 Abs.1 Satz 2 DS-GVO ĂŒberwiegen.
e) Recht auf DatenĂŒbertragbarkeit
aa) GemÀà Art.20 Abs.1 DS-GVO hat der Arbeitnehmer das Recht, die ihn betreffenden personenbezogenen Daten, die er dem Arbeitgeber bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gĂ€ngigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und er hat das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Arbeitgeber, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu ĂŒbermitteln, sofern
(1) die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemÀà Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 Buchstabe a) DS-GVO oder Art.9 Abs.2 Buchstabe a) oder auf einem Vertrag gemÀà Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 Buchstabe b) beruht, undÂ
(2) die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.Â
Ob die oben unter Punkt (2) genannte Voraussetzung zutrifft (Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren) und welche Daten des Arbeitnehmers möglicherweise erfasst sind, richtet sich allein nach der bestehenden Rechtslage gemÀà der DSGVO und dem BDSG. Ein darĂŒber hinaus gehender Anspruch auf DatenĂŒbertragbarkeit soll mit dem Vorstehenden nicht begrĂŒndet werden.Â
bb) Bei der AusĂŒbung seines Rechts auf DatenĂŒbertragbarkeit gemÀà dem vorstehenden Punkt aa) hat der Arbeitnehmer das Recht zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt vom Arbeitgeber einem anderen Verantwortlichen ĂŒbermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist.
f) Widerspruchsrecht
aa) GemÀà Art.21 Abs.1 Satz 1 DS-GVO hat der Arbeitnehmer das Recht, aus GrĂŒnden, die sich aus seiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung seiner Daten einzulegen, soweit der Arbeitgeber zu der Datenverarbeitung zum Zwecke der Wahrung eigener berechtigter Interessen gemÀà Art.6 Abs.1 Unterabsatz 1 Buchstabe f) DS-GVO befugt sind (siehe dazu oben unter Punkt 5.b) cc)).
bb) GemÀà Art.21 Abs.1 Satz 2 DS-GVO verarbeitet der Arbeitgeber die personenbezogenen Daten im Falle eines Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, der Arbeitgeber kann zwingende schutzwĂŒrdige GrĂŒnde fĂŒr die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten des Arbeitnehmers ĂŒberwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, AusĂŒbung oder Verteidigung von RechtsansprĂŒchen (siehe dazu oben unter Punkt 5.b) cc) und unter Punkt 6.c)).Â
g) Recht auf Widerruf der Einwilligung zur Datenverarbeitung
GemÀà Art.7 Abs.3 DS-GVO hat der Arbeitnehmer im Allgemeinen das Recht, eine von ihm erteilte Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten zu widerrufen. Dieses Recht besteht im Rahmen der Datenverarbeitung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber nicht, da diese Datenverarbeitung nicht auf einer Einwilligung des Arbeitnehmers beruht. Â
h) Beschwerderecht
GemÀà Art.77 Abs.1 DS-GVO hat der Arbeitnehmer (unabhĂ€ngig von anderen verwaltungsrechtlichen und/oder gerichtlichen Rechtsbehelfen) das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat seines gewöhnlichen Aufenthaltsorts, seines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaĂlichen VerstoĂes, wenn der Arbeitnehmer der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten durch den Arbeitgeber gegen die DS-GVO verstöĂt. Die fĂŒr uns zustĂ€ndige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:Â
Bayerisches Landesamt fĂŒr Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 AnsbachÂ
9. Privatnutzung der zum Betrieb gehörenden Festnetz- und Mobiltelefone, E-Mail-Accounts und InternetzugÀnge, Anrufe bei Kunden
a)Die zum Betrieb gehörenden Festnetz- und Mobiltelefone, E-Mail-Accounts und InternetzugĂ€nge, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer im Rahmen des oben unter Punkt 1.a) genannten ArbeitsverhĂ€ltnisses zur VerfĂŒgung stellt, dĂŒrfen vom Arbeitnehmer ausnahmslos nur zu dienstlichen Zwecken, d.h. nicht zu privaten Zwecken genutzt werden.Â
b)Kunden dĂŒrfen grundsĂ€tzlich nicht unmittelbar mit Hilfe eines privaten Telefons, insbesondere eines privaten Mobiltelefons angerufen werden.Â
aa) Statt eines direkten Anrufs vom privaten Telefon aus sind betriebliche Festnetz- und Mobiltelefone zu verwenden. Falls möglich, können dazu betriebliche BĂŒro- und AssistenzkrĂ€fte eingesetzt werden.Â
bb) Ist der Anruf eines Kunden mit Hilfe eines privaten Telefons ausnahmsweise nicht vermeiden, ist darauf zu achten, dass der Anruf mit unterdrĂŒckter Nummer erfolgt, um die private(n) Telefonnummer(n) des Arbeitnehmers vor dem Kunden geheim zu halten.Â
cc) In keinem Fall ist es zulÀssig, Kundentelefonnummern in das Adressverzeichnis eines privaten Telefons, insbesondere eines privaten Mobiltelefons, einzuspeichern, da diese Daten vor dem Zugriff von Telekommunikationsdienstleistungsanbietern (insbesondere Messangerdiensten wie WhatsApp) nicht ausreichend gesichert sind.
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